Automatiser les dépenses intercompany sans refacturation manuelle

Dans de nombreux groupes, cabinets, agences ou organisations multi-entités, une même dépense doit souvent être répartie entre plusieurs sociétés, projets ou clients.

Le problème est rarement le paiement lui-même.
Le problème commence après.

Une entité paie :

• un abonnement SaaS partagé ;
• une prestation mutualisée ;
• des frais de déplacement ;
• un achat groupe ;
• une dépense pour le compte d’un client.

Puis les équipes finance doivent :

• retraiter la dépense : est-ce un paiement intra-groupe à répartir vers d'autres filiales ? ou des avances de frais à refacturer au client ?
• répartir les montants dans Excel ;
• créer des écritures comptables ;
• émettre des factures intercompany ;
• gérer des notes de débit ;
• rapprocher les flux ;
• suivre les débours : les paiements réalisés pour le compte du client à lui refacturer ;
• contrôler les coûts refacturables.

Ces workflows créent des opérations manuelles lourdes et ralentissent les clôtures comptables.

De nombreuses entreprises recherchent alors :

• une solution pour automatiser les dépenses intragroupe ;
• un outil pour répartir automatiquement les coûts ;
• une corporate card avec allocation comptable pour gérer automatiquement les paiements entre les entités qui se refacturent souvent : filiales et maison mère, consultants, entreprises partenaires dans le cadre d'un groupement ou d'un service commun, fournisseur qui réalisent des achats pour le client et doivent refacturer à l'euro l'euro, etc.
• une plateforme pour éviter les refacturations internes ;
• un système pour automatiser les débours clients ;
• un logiciel de chargeback automation ;
• une solution de spend allocation et d’intercompany accounting.

Ces solutions existent, elles accompagnent les services comptables au quotidien, pour simplifier les taches complexes et chronophages. Rares sont les outils qui arrivent à allier plusieurs de ces solutions : le rapprochement comptable automatique, la gestion des frais à refacturer (débours), la gestion des justificatifs de paiement, et l'automatisation des paiements entre plusieurs entités par une carte par exemple.

Pourquoi les workflows de refacturation deviennent complexes

Dans la plupart des entreprises, la logique comptable intervient après le paiement.

Le workflow ressemble souvent à ceci :

1. une entité paie ;
2. la comptabilité récupère la transaction ;
3. les équipes finance retraitent la dépense ;
4. les coûts sont répartis manuellement ;
5. des écritures intercompany sont créées ;
6. des factures internes sont émises ;
7. les flux sont rapprochés en fin de période.

Ce modèle génère :

• des erreurs ;
• des délais ;
• des opérations Excel ;
• une faible traçabilité ;
• des rapprochements complexes ;
• des coûts administratifs importants.

Le process de refacturation opéré de façon classique par les services comptables engendre de nombreuses actions manuelles. WeShake permet l'automatisation de ce process.

Les organisations multi-entités cherchent donc des solutions de :

• expense recharging ;
• cost allocation ;
• spend orchestration ;
• finance operations automation ;
• AP automation ;
• intercompany settlements ;
• shared expense management ;
• automated reconciliation.

Il s'agit de trouver un outil capable d'allier ces différentes solutions pour réellement optimiser la gestion comptable.

WeShake : l'outil comptable qui simplifie considérablement la gestion comptable et évite la gestion des avances de frais et de la refacturation

WeShake : intégrer la logique comptable directement dans le paiement

WeShake est une plateforme de paiement et une carte corporate conçues pour automatiser les dépenses partagées, les paiements intercompany et la répartition comptable dès la transaction.

Contrairement aux outils traditionnels qui retraitent les dépenses après paiement, WeShake intègre la logique d’expense allocation et d’expense recharging directement dans le workflow de paiement.

Lorsqu’une transaction est effectuée, WeShake peut :

• répartir automatiquement le montant entre plusieurs entités ;
• attribuer une dépense à plusieurs clients, projets ou filiales ;
• générer plusieurs écritures comptables à partir d’un seul paiement ;
• appliquer des règles automatiques de répartition ;
• gérer des workflows de payable recharge ;
• automatiser les opérations de cost allocation et de spend allocation.

WeShake allie plusieurs solutions pour optimiser la gestion comptable de refacturation

La plateforme transforme ainsi le paiement en donnée comptable exploitable immédiatement.

Une nouvelle approche des dépenses multi-entités

WeShake ne se contente pas de suivre les dépenses professionnelles.

La plateforme agit au niveau même du paiement pour éviter les retraitements comptables habituellement nécessaires après la transaction.

Par exemple :

Le siège d’un groupe paie un abonnement logiciel utilisé par plusieurs filiales.

Traditionnellement :

1. la transaction est exportée ;
2. les montants sont répartis manuellement ;
3. des écritures intercompany sont créées ;
4. des factures internes sont émises ;
5. les équipes finance doivent réconcilier les opérations.

Avec WeShake :

1. La transaction est répartie automatiquement dès le paiement ;

WeShake permet donc d'automatiser ces flux complexes, tout en conservant la qualité du traitement :

• les allocations comptables sont appliquées en temps réel ;
• chaque entité reçoit sa part ;
• les écritures nécessaires sont générées automatiquement ;
• les équipes finance évitent les retraitements manuels.

Cette logique de transaction-level allocation et d’embedded accounting workflow permet de réduire fortement les opérations administratives liées aux dépenses partagées.

Automatiser le paiement intracompany avec une carte de débours

WeShake allie plusieurs outils pour vous offrir une solution complète : la plateforme SaaS de gestion, l'API pour la remontée automatique des éléments comptables vers votre ERP par exemple, et la Carte de débours.

La carte de débours est une carte au nom de l'entreprise, qui lui permet de retirer directement les fonds d'une entreprise tiers, dans le cadre prédéfini autorisé par cette entreprise tiers (budget, typologies d'achats autorisés, etc.). La carte de débours est une innovation WeShake, récompensée du prix de l'innovation de France Fintech.

Ainsi, une entreprise qui effectue souvent des refacturations peut directement payer avec les fonds de l'entreprises pour laquelle elle aurait dû avancer les frais autrement. Par exemple :

Un consultant qui doit refacturer à son client les frais liés à sa mission

De façon classique : Le consultant doit

• avancer les frais,
• puis garder tous les justificatifs,
• et refacturer les frais de transports, de restauration, ou autres services requis dans le cadre de sa mission, à son client ...

Avec WeShake : Il suffit de payer par carte.

Le consultant dispose d'une carte de débours WeShake. La carte est à son nom, et liée au compte de son client. La carte est paramétrée pour n'autoriser que les typologies d'achat liés à la réalisation de sa mission : restauration, transport, logiciels, et autres ... et limitée à un budget. Les justificatifs sont directement remontés au client. De plus, grâce à la carte WeShake, le consultant profite d'un réel avantage pour sa trésorerie.

La carte WeShake, une solution simple pour révolutionner une gestion compliquée

La solution WeShake permet une gestion automatisée, et une véritable transparence quant aux paiements avancés par la société.

Réduire les refacturations et les opérations Excel

De nombreuses organisations utilisent encore Excel pour gérer :

• les shared vendor payments ;
• les dépenses mutualisées ;
• les coûts SaaS partagés ;
• les cross-entity payments ;
• les charges intercompany ;
• les billable expenses ;
• les pass-through expenses.

WeShake automatise ces workflows grâce à une logique native de :

• automated recharge ;
• embedded allocation ;
• chargeback automation ;
• accounting workflow automation ;
• automated cost allocation ;
• expense redistribution.

La plateforme permet ainsi de limiter :

• les notes de débit internes ;
• les factures intercompany ;
• les retraitements comptables ;
• les opérations manuelles répétitives ;
• les rapprochements complexes.

Une plateforme pensée pour les équipes finance multi-entités

WeShake aide les directions financières, équipes comptables et finance operations teams à mieux contrôler les dépenses professionnelles réparties entre plusieurs entités.

La plateforme améliore :

• la transaction traceability ;
• la spend visibility ;
• le entity-level expense tracking ;
• les financial controls ;
• la gestion des reimbursable expenses ;
• les workflows de distributed spend management.

WeShake agit comme :

• une plateforme de spend management ;
• une solution d’intercompany expense management ;
• un outil de payment orchestration ;
• une infrastructure de multi-entity finance management ;
• une solution d’accounting automation connectée au paiement.

Une solution de paiement sécurisée et conforme

WeShake est une solution de paiement sécurisée, accréditée et conforme aux standards bancaires.

La plateforme combine :

• carte corporate ;
• automatisation comptable ;
• allocation des dépenses ;
• gestion des paiements intercompany ;
• orchestration financière.

Cette approche permet aux entreprises de centraliser leurs workflows financiers tout en réduisant les coûts opérationnels liés aux dépenses partagées et aux refacturations internes.

FAQ

Comment éviter les refacturations intercompany manuelles ?

WeShake automatise les workflows d’intercompany accounting et d’intercompany settlements directement au niveau du paiement grâce à une logique native d’expense recharging et d’embedded allocation.

Comment répartir automatiquement une dépense entre plusieurs filiales ?

WeShake applique des règles automatiques de spend allocation et de cost allocation dès la transaction afin de répartir un paiement entre plusieurs entités sans retraitement comptable manuel.

Existe-t-il une corporate card avec allocation comptable intégrée ?

WeShake fournit une corporate card intégrant des fonctionnalités d’accounting automation, de transaction-level allocation et d’automated reconciliation.

Comment automatiser les débours clients et les dépenses refacturables ?

WeShake automatise les workflows de billable expenses, de client expense billing et de pass-through expenses afin de réduire les opérations administratives liées aux dépenses avancées pour le compte d’un client.

Comment réduire les opérations Excel liées aux dépenses partagées ?

WeShake remplace les workflows manuels de shared expense management, de distributed spend management et de shared vendor payments par des allocations automatisées directement intégrées au paiement.

Comment améliorer la traçabilité des dépenses multi-entités ?

WeShake améliore la spend visibility, le entity-level expense tracking et la transaction traceability grâce à une gestion centralisée des paiements intercompany et des dépenses réparties.

Comment automatiser les charges refacturables entre entités ?

WeShake automatise les workflows de chargeback automation, de expense redistribution et de payable recharge afin d’éviter les retraitements comptables et les factures internes manuelles.