Quelles sont les particularités des besoins de paiement des agences de voyage ?

Les Agences de Voyage sont des tiers de confiance entre les clients et les prestataires. Elles font face à des enjeux de paiement et des risques bien particuliers. Les Agences de Voyages ne sont pas comparables à la plupart des entreprises parce que leur activité est particulière, leurs enjeux de paiement sont très importants , et elles font face à des risques à ne pas négliger.

1. Les enjeux de paiement liés à l’activité des agences de voyage.

Votre activité n’est pas comparable à la plupart des entreprises. Lorsque vous cherchez une solution de paiement, vous prenez en compte vos besoins particuliers

-          Revenus : Les agences de voyages se retrouvent responsables de grands montants car les fonds des clients transitent de façon standard par eux pour payer les prestataires. Mais la source de revenu des agences est la commission (entre 4% et 12% des montants en question). Les revenus fluctuent donc selon les prestations, mais surtout selon les saisons ; alors que la gestion au quotidien d’une agence -en saison ou hors saison- engendre des charges fixes. Les agences de voyage pourraient significativement bénéficier de sources de revenus supplémentaires pour les agences de voyage.

-          Devises et paiements internationaux : Les agences de voyage ont besoin d’une solution de paiement multi-devises (euros, dollars, livres…) pour simplifier les paiements internationaux sécurisés. Un outil fluide réduit les frais de change et garantit la traçabilité des transactions voyages avec les prestataires étrangers

-          Règlementation du marché : Respecter la réglementation des paiements tourisme et la résolution IATA 890 est essentiel pour les agences. Veillez à sélectionner des solutions conformes DSP2 et ACPR, incluant carte logée et authentification forte, pour sécuriser les flux financiers.

-          Temporalité :Les agences doivent respecter les deadlines BSP/IATA tout en gérant les paiements différés clients et les échéances fournisseurs. Un paiement non-effectué peut impacter tout le service que vous offrez. Une solution de paiement automatisée - telle que le split de paiement- permet de gagner du temps, sécuriser la trésorerie et rester compétitif.

-          Confiance des prestataires : Les agences doivent rassurer compagnies aériennes, hôtels et DMC grâce à un paiement multi-bénéficiaires automatisé -. Le split de paiement sécurisé garantit un règlement rapide, transparent et améliore la relation fournisseur voyage.

1. Les enjeux de paiement, de trésorerie, de comptabilité des agences de voyage

Les process de paiement des Agence de Voyage sont très particuliers. Lorsque vous cherchez une solution de paiement, vous cherchez la solution la plus adaptée à vos besoins.

-          Paiement pour le client : De façon standard, les agences paient pour leur client (le paiement pour compte de tiers, ou débours) . Les fonds passent donc par les agences, ce qui représente une complexification comptable et de gestion. Mais surtout, les agences font face à un enjeu de confiance, que ce soit vis-à-vis du client ou de chaque prestataire. Et s’il y avait une autre solution ?

-          Temporalité de voyage : Les agences évoluent dans un cadre où la gestion du temps est cruciale : elles doivent jongler entre les délais imposés par l’IATA, les échéances fournisseurs et les paiements différés des clients. La maîtrise de cette temporalité est déterminante pour assurer la continuité du service. Elles ont besoin d’un outil réglementé IATA, et qui sache gérer la multitude du flux de paiement, distinguer les paiements et les deadlines. Un outil qui puisse allier gestion et paiement de façon automatique optimiserait la gestion du temps.

-          Répartition des flux : Le rôle de l’agence est de transformer 1 paiement (du client) en plusieurs devis, factures, et temporalité . Un même voyage implique plusieurs acteurs : compagnies aériennes, hôteliers, transporteurs, assureurs. Chacun enverra des factures et devis, et réclamera des avances et des règlements. Les agences doivent gérer la répartition des flux financiers entre ces différents prestataires, souvent à partir d’un seul encaissement global.

-          Comptabilité : La comptabilité dans le secteur du voyage est complexe : il faut distinguer les revenus réels de l’agence des sommes encaissées pour le compte des clients. Cette séparation est essentielle pour rester conforme aux normes comptables et fiscales propres au secteur. Les encaissements pour le compte des clients -le débours- a un enjeu de TVA complexe : la TVA des clients (déductible), bien qu’avancée par l’agence, est au client.

-          Paiement compatible : Les agences doivent effectuer des paiements fiables et compatibles avec les systèmes des tour-opérateurs, des compagnies aériennes et des prestataires locaux. La fluidité de ces transactions conditionne la qualité de leurs partenariats et leur crédibilité professionnelle. Elles ont besoin d’un outil compatible à l’encaissement voyage en ligne, et au paiement sécurisé des billetteries aériennes par exemple.

1. Les agences de voyage font face à des risques particuliers.

A quels risques sont particulièrement exposées les agences de voyage ?

-          Risque de conflits avec les prestataires : La multiplicité des partenaires (compagnies aériennes, hôtels, DMC, assureurs) expose les agences à des conflits liés à la répartition des paiements et aux délais de règlement. Un système de split de paiement automatisé assure la distribution immédiate et transparente des fonds, limitant les litiges.

-          Risque de paiements et d’impayés clients : Les paiements différés ou les impayés clients peuvent générer des pertes financières importantes et créer des tensions dans la relation commerciale. Des paiements sécurisés et tracés en temps réel via une plateforme comme WeShake réduisent fortement ce risque.

-          Risque comptable et réglementaire : Les agences doivent distinguer les sommes encaissées pour compte de tiers des revenus réels de l’agence, sous peine d’erreurs comptables ou de non-conformité. Une solution qui intègre débours, lettrage automatique et conformité IATA simplifie la gestion et sécurise les obligations réglementaires.

-          Risque de fraude et de sécurité : Le risque de fraude est très important dans le monde des agences de voyages. Les flux financiers importants (billetterie, séjours, packages) exposent les agences à des risques de fraude, d’utilisation abusive des cartes ou de détournement. L’utilisation d’une carte de paiement sécurisée, conforme DSP2 et supervisée ACPR apporte une garantie supplémentaire.

Les agences de paiement sont des tiers de confiance entre les clients et les prestataires. Ce rôle leur donne une responsabilité de paiement.

Les agences de paiement, de véritables tiers de confiance

Les agences de paiement jouent un rôle clé dans la sécurisation des transactions financières entre clients et prestataires de services (agences de voyages, tour-opérateurs, hôteliers, transporteurs). En agissant comme tiers de confiance, elles garantissent que les paiements B2B et les paiements clients sont traités de façon transparente et traçable.

Cette position centrale leur confère une responsabilité directe sur la bonne exécution des paiements. Cette responsabilité est tellement importante qu’elle devient très lourde sur la gestion et la comptabilité des agences. Ainsi, la plupart des agences qui font faillite ne le doivent pas à un manque de clients, ou à la mauvaise organisation de voyages, mais au paiement des prestataires.

Dès lors, le choix d’une solution de paiement/ de gestion est bien plus qu’une simple formalité pour les agences de voyage. Les agences ont besoin d’une solution de paiement sécurisée et conforme, permettrait aux agences de voyage d’asseoir leur crédibilité, de renforcer la confiance des partenaires (compagnies aériennes, hôteliers, fournisseurs).

Une solution qui serait capable d’externaliser, une agence de paiement qui prendrait le rôle de « tiers de confiance » permettrait de réduire le risque de litiges ou d’impayés. Il faudrait donc que cette solution ne s’occupe pas seulement de la gestion, mais évite que les fonds passent par les agences, pour éviter qu’elles aient à payer pour les clients.

Comment éviter les risques de transaction ?

Risque de fraude et de sécurité : Les transactions voyages, souvent de montants élevés, sont des cibles pour la fraude bancaire ou l’utilisation frauduleuse de cartes.

• Solution avec un niveau élevé d’authentification (DSP2 et KYC procédures)
• Solution cantonnée sur un système accrédité ACPR (sous l'autorité de l'ACPR tel que Okali (le Crédit Agricole)

Paiement client : Les agences de voyage doivent encaisser des montants importants (vols, hôtels, prestations). Un retard de paiement ou un impayé client peut fragiliser la trésorerie et créer des tensions avec les fournisseurs.

• Fonds du client directement répartis entre les prestataires et envoyés en un clic.
• Paiements tracés en temps réel

Répartition des flux : Un même voyage implique plusieurs acteurs (compagnies aériennes, hôteliers, DMC, assureurs). La gestion manuelle des paiements multi-bénéficiaires expose à des erreurs et des conflits.

• Paiement multi-bénéficiaires automatisés.
• Eléments comptables (factures, devis etc) directement liés au paiement de façon automatique

Règlementation stricte : Les agences doivent se conformer aux règles strictes de l’IATA (résolution 890), à la directive DSP2 et aux obligations LCB-FT. Les erreurs de traitement peuvent entraîner sanctions et perte de confiance.

• Solution conforme IATA, DSP2, LCB-FT               

WeShake a repensé la gestion et les flux financiers pour proposer une solution simple, sécurisée et 100% conforme (Certifié ACPR, DSP2, et Règlementation du secteur: IATA)

WeShake est une solution de paiement (carte WeShake) couplée à une plateforme de gestion . Ainsi, votre activité et vos paiements sont automatiquement couplés à votre suivi comptable (paiement, devis, factures, extracts etc.)

Deux innovations font toute la différence, et vous valent le Prix de l’Innovation France Fintech.

•       Le split de paiement : Répartition des flux, une fonctionnalité unique qui répartit automatiquement chaque règlement entre plusieurs bénéficiaires. Résultat : moins d’erreurs, plus de transparence et un gain de temps considérable pour vos équipes. Payez tout un voyage en 1 transaction !

•       Le débours : la possibilité de régler des dépenses pour le compte de vos clients, sans les intégrer à votre chiffre d’affaires. Avec la carte WeShake, tout est justifié, tracé et comptabilisé en temps réel.

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Avec WeShake, vous transformez le paiement en levier de confiance, d’efficacité et de compétitivité.

Comment simplifier la comptabilité les agences de voyage ?

Enjeux pour les agences de voyage. Ce qu’il faut chercher dans une solution de gestion

Multiplicité des prestataires : gestion complexe de nombreux fournisseurs (compagnies aériennes, hôteliers, transporteurs, assureurs), avec une multitude de factures et de paiements à traiter.

Automatisation du split de paiement : chaque règlement client est directement réparti entre les prestataires concernés, sans intervention manuelle. (le split de paiement est une innovation Weshake récompensée du prix de l’innovation France Fintech)

Répartition manuelle des paiements : les agences doivent ventiler elles-mêmes les montants reçus, ce qui génère une forte charge administrative et augmente les risques d’erreurs.

Lettrage automatique et réconciliation comptable : production automatique des documents comptables correspondants (factures devis etc), et tracking des flux financiers.

Complexité réglementaire et fiscale : obligation de distinguer clairement les débours (sommes avancées pour le compte du client, non considérées comme chiffre d’affaires) des commissions et honoraires, sous le contrôle de l’ACPR et en conformité avec la DSP2 et la résolution IATA 890.

Une solution agréée, et qui ait construit ses flux financiers pour séparer ces flux.

Conformité intégrée : WeShake sécurise et cantonne les fonds via son statut d’agent de paiement agréé ACPR (fonds protégés par le FGDR) et fournit automatiquement les justificatifs comptables nécessaires.

Pression sur la trésorerie : les agences doivent gérer les paiements clients et les délais imposés par l’IATA et les prestataires, ce qui peut provoquer des tensions de trésorerie.

Gestion de trésorerie optimisée : pas d’avance de frais, flux instantanément dirigés aux bons destinataires.

(le faire aussi sous forme de visuel pour que les gens qui cherchent puissent très vite tomber dessus en scrollant ce long article )

Weshake est une solution de paiement (carte Weshake) couplée à une plateforme de gestion (weshake.io). Ainsi, votre activité et vos paiements sont automatiquement couplés à votre suivi comptable (paiement, devis, factures, extracts etc).

Tout notre système est pensé pour le paiement multi bénéficiaire. Nous avons inventé le split de paiement : pour ratacher le paiement de votre client aux différentes transactions pour chaque prestataire. Les factures sont produites sur Weshake, ainsi ces transactions complexes sont automatiquement retracées. Plus de risque d’erreurs manuelles, tout est retracé automatiquement. 

Découvrez WeShake !

Le split de paiement, qu’est-ce que c’est ?

 Paiement multi-bénéficiaires automatisé:

Tous les paiements d’1 voyage en 1 transaction !

Tout notre système est pensé pour le paiement multi bénéficiaire. Nous avons inventé le split de paiement : pour ratacher le paiement de votre client aux différentes transactions pour chaque prestataire. Les factures sont produites sur Weshake, ainsi ces transactions complexes sont automatiquement retracées. Plus de risque d’erreurs manuelles, tout est retracé automatiquement.

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Le débours, qu’est-ce que c’est ?

Le paiement pour compte de tiers ou débours sont des sommes d’argent avancées au nom d’un client et doivent être remboursées au centime près.

Dans le domaine juridique par exemple, un avocat peut engager des frais (de justice, d’expertise ou d’huissier entre autres) pour le compte de son client. Ces dépenses sont alors appelées « débours » et le client devra naturellement rembourser son avocat pour ces dépenses.

Chez WeShake, nous sommes fiers d’avoir révolutionné le monde des transactions avec notre solution de paiement novatrice pour compte de tiers !

Faites l’expérience de la sérénité en confiant vos transactions à un détenteur d’une carte WeShake, chaque opération est placée sous la vigilance et la responsabilité de WeShake

Le voyage est payé directement depuis le compte du client via le carte au nom de l’agence :

-          Restez en contrôle des paiements

-          Evitez la gestion de la transaction

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Weshake, la solution sur mesure pour les agences de voyage !

Carte de débours

Gérez le débours avec la carte de débours pour une gestion comptable automatique, et réinstaurer la confiance avec vos clients.

WeShake est la première carte de débours (Prix de l'Innovation France FinTech) !

Ne portez plus la responsabilité des transactions. Payez via votre carte, avec les fonds du client.

Carte matérielle ou dématérialisé. La carte permet un paiement traçable en toute sécurité, dont le paiement sécurisé de billetterie aérienne. Entant qu’agent de paiement, nos cartes Mastercard sont compatibles avec tous types d’encaissement dont l’encaissement voyages en ligne,  ou sur les plateformes de paiement pour TO (Tour Operator).

Split de paiement,

Paiement multi bénéficiaire automatisé.

-          Confiance retrouvée

-          Gestion administrative simplifiée

-          Maîtrise comptable

Plateforme de Gestion Weshake,

Gestion simplifiée pour les Agences de Voyage.

Chaque transaction fournit automatiquement la facture correspondante, et la "range" selon le prestataire, et par client !

Un vériable ERP.

WeShake propose une interface de gestion et émission des factures, et la gestion des devis. Retrouvez tous les éléments comptables au même endroit (exports compatibles avec la plupart des outils comptables)

Analyse de vos KPI : Weshake analyse les données et vous propose des analyses adaptées à votre activité et à vos priorités.

Relation client-fournisseur : Weshake évalue les risques de dépendance auprès de vos partenaires, vous offrant un baromètre, et des solutions.

Règlementation et sécurité : WeShake garantit la traçabilité optimale des dépenses liées aux voyages, notamment via la carte de débours logée, en conformité avec la réglementation IATA 890. Gérez ainsi le risque de fraude, de financement du terrorisme etc. 

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Le programme CashBack, une nouvelle source de revenu pour les agences de voyage

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Avec WeShake, chaque transaction (vols, hôtels, activités) génère du cashback pour votre agence.
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Quels sont les avantages stratégiques du CashBack pour les agences de voyage?

•       Diversification des revenus : le cashback crée une marge complémentaire indépendante des commissions traditionnelles (souvent en baisse).

•       Effet cumulatif : sur le volume important de transactions (billets d’avion, hôtels, transferts), le cashback représente une manne financière régulière.

•       Résilience économique : en générant un revenu automatique et stable, les agences renforcent leur capacité à absorber leurs charges, à stabiliser leur trésorerie et à sécuriser leur activité dans un secteur soumis à de fortes pressions

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Comment fonctionne le cashback WeShake ?

À chaque transaction réalisée via la carte de paiement WeShake (réservation de vols, hôtels, prestations locales, assurances), une petite partie de la commission de transaction est reversée à l’agence sous forme de cashback. Plus l’agence centralise ses paiements via WeShake, plus elle cumule de retours financiers.

Nouvelle source de revenus pour les agences

Contrairement aux systèmes classiques où les frais de paiement sont uniquement un coût incompressible, WeShake transforme ces transactions en recettes additionnelles. Chaque paiement devient une opportunité de générer du revenu récurrent, sans augmenter les prix pour les clients ni alourdir les process.

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